5 thay đổi về công chứng, chứng thực từ 01/11/2025 theo Nghị định 280/2025

Hẳn không ít người trong chúng ta đã từng cảm thấy mệt mỏi với việc phải chuẩn bị hàng chồng giấy tờ, photocopy nhiều bản sao, và di chuyển đến nhiều nơi chỉ để hoàn tất các thủ tục công chứng, chứng thực. Những phiền hà này không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn là một rào cản trong các giao dịch dân sự và thủ tục hành chính.

Thấu hiểu điều đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, một văn bản pháp luật hứa hẹn sẽ tạo ra những thay đổi mang tính cách mạng, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 11 năm 2025. Với mục tiêu đơn giản hóa thủ tục, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ và tăng cường sự thuận tiện cho người dân, nghị định này sẽ tác động trực tiếp đến cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Bài viết này sẽ chắt lọc 5 điểm thay đổi quan trọng và thiết thực nhất mà mọi công dân cần nắm rõ.

1. Kỷ nguyên số bắt đầu: Không cần nộp bản sao giấy tờ nếu đã có trên VNeID

Đây là một trong những thay đổi đột phá và được mong chờ nhất. Theo quy định mới được bổ sung tại khoản 8, Điều 9 của Nghị định, người dân sẽ không còn phải nộp bản chính hay bản sao các giấy tờ đã được tích hợp và xác thực trên ứng dụng định danh điện tử VNeID. Khi thực hiện thủ tục, bạn chỉ cần xuất trình thông tin trên ứng dụng VNeID để cơ quan có thẩm quyền khai thác, đối chiếu.

Sự thay đổi này là một bước tiến vượt bậc trong cải cách hành chính, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí in ấn, đi lại và công sức cho người dân. Đồng thời, nó cũng thúc đẩy mạnh mẽ quá trình xây dựng chính phủ điện tử, giảm thiểu giấy tờ và hướng tới một nền hành chính minh bạch, hiệu quả hơn.

"Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID."

2. Mở rộng thẩm quyền chứng thực cho cấp xã

Để tăng cường tính linh hoạt và giảm tải cho bộ máy hành chính cơ sở, Nghị định đã sửa đổi Điều 5, cho phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền cho công chức Tư pháp – hộ tịch thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân.

Điều này có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó đảm bảo rằng công việc chứng thực cho người dân không bị gián đoạn hay trì hoãn ngay cả khi lãnh đạo UBND cấp xã vắng mặt. Trước đây, sự vắng mặt của lãnh đạo có thể gây ách tắc, buộc người dân phải chờ đợi, đặc biệt là ở những xã, phường có khối lượng công việc lớn. Quy định mới này đảm bảo tính liên tục của dịch vụ công tại cơ sở.

3. Thủ tục chứng thực không còn phụ thuộc vào nơi cư trú

Một rào cản lớn đối với những người làm ăn, sinh sống xa quê đã chính thức được gỡ bỏ. Khoản 5, Điều 5 của Nghị định mới quy định rõ: việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký (trừ các trường hợp đặc thù như chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất và nhà ở, vốn vẫn cần thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất, nhà ở) sẽ không còn phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện các thủ tục chứng thực phổ biến này tại bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện nào trên toàn quốc mà bạn thấy thuận tiện nhất. Đây là một thay đổi cực kỳ hữu ích, mang lại sự tự do và linh hoạt tối đa cho công dân trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

4. Siết chặt và chuyên nghiệp hóa hoạt động chứng thực chữ ký người dịch (thường gọi là dịch thuật công chứng)

Nhằm nâng cao chất lượng và độ chính xác của các văn bản dịch thuật được chứng thực, Nghị định đã bổ sung các quy định chặt chẽ hơn đối với cộng tác viên dịch thuật tại Điều 31. Các yêu cầu và trách nhiệm mới bao gồm:

- Cam kết về tính chính xác và ký tên trên bản dịch: Người dịch phải ký vào bản dịch và cam kết về tính chính xác của nội dung dịch so với văn bản gốc.

- Cơ quan chứng thực kiểm tra chặt chẽ hơn: Cán bộ tư pháp sẽ đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký, cùng với việc kiểm tra bằng cấp chuyên môn, nhằm đảm bảo đúng người, đúng trình độ.

- Xuất trình giấy tờ: Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người dịch phải xuất trình giấy tờ tùy thân (như Căn cước công dân) và bản chính hoặc bản sao có chứng thực bằng cấp chuyên môn về ngôn ngữ.

- Quy định linh hoạt: Đối với các ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cấp nhưng thông thạo, họ vẫn có thể thực hiện dịch thuật nếu chứng minh được năng lực và cam kết về nội dung bản dịch.

Những quy định này không chỉ giúp chuyên nghiệp hóa đội ngũ dịch thuật mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân khi sử dụng các tài liệu dịch thuật trong các giao dịch quan trọng trong và ngoài nước.

5. Ban hành 22 mẫu lời chứng và sổ chứng thực mới, hướng tới sự thống nhất

Để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ trên cả nước, Nghị định đã ban hành kèm theo một Phụ lục gồm 22 mẫu lời chứng và mẫu sổ chứng thực mới. Việc chuẩn hóa này sẽ giúp cán bộ tư pháp dễ dàng thực hiện đúng quy trình, đồng thời giúp người dân và các tổ chức dễ dàng nhận biết, tuân thủ.

Sự thống nhất về biểu mẫu không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn là nền tảng quan trọng cho việc số hóa và liên thông dữ liệu chứng thực trên toàn quốc trong tương lai. Một vài ví dụ tiêu biểu trong bộ mẫu mới là "Mẫu số 01: Lời chứng thực bản sao đúng với bản chính" và "Mẫu số 22: Sổ chứng thực giao dịch".

Tổng kết lại:

Những thay đổi sắp có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 cho thấy một quyết tâm mạnh mẽ của Chính phủ trong việc cải cách hành chính, lấy người dân làm trung tâm phục vụ. Xu hướng chung là đẩy mạnh số hóa, đơn giản hóa thủ tục và loại bỏ các rào cản không cần thiết để tạo ra sự thuận tiện tối đa cho công dân. Đây là những tín hiệu tích cực, hứa hẹn một nền hành chính công ngày càng hiện đại và thân thiện hơn.

Với những bước tiến mạnh mẽ này, bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm một nền hành chính công minh bạch và hiệu quả hơn trong tương lai gần chưa?

Cần tư vấn pháp lý cho dự án đất đai, farmstay của bạn? Trao đổi trực tiếp với Ths. Trần Công Thuỷ.